5 tipos de software que son indispensables

Toda empresa y trabajador móvil dependen de una serie de funciones además a las de hacer el trabajo encomendado por los clientes. Son, claro, las tareas administrativas que te permiten conseguir a los clientes, hacer un buen trabajo, ganar dinero y mantenerte como opción viable. Las computadoras facilitan muchísimas áreas de trabajo, incluyendo ésta.

A continuación te presento cinco (más una) categoría de software administrativo que considero indispensable para todo trabajador móvil. También te doy algunas sugerencias de programas gratis en estas categorías. Claro, esto no quiere decir que estos programas sean los únicos, hay más tanto gratis como comerciales. Te recomiendo probar varios de cada uno, es la única manera que puedes estar seguro de encontrar uno que se adapte a tus necesidades.

1. Facturación

Es bastante fácil, lo más importante para ganar dinero y que un negocio sea negocio es cobrar. Si no te acuerdas que hiciste, a quien se lo hiciste y cuanto le tienes que cobrar (y cuando) entonces el cobrar se va a volver verdaderamente difícil. Afortunadamente tu computadora puede llevar esta información por ti y facilitarte el darle seguimiento a tus cobros.

Quickbooks Simple Start Free Edition 2009: Es una versión gratuita y limitada del sistema de contabilidad Quickbooks. Esta versión te permite crear facturas, darles seguimiento e importar información desde Excel para hasta 20 clientes.

Volutive Free Invoicing and Inventory: Otro programa gratis para llevar el control de las facturas y añade también control de inventarios. Puede ser personalizado para usarse fuera de los Estados Unidos.

Express Invoice (Mac): Un programa gratis para los que usan una Mac. Permite llevar el control de las facturas, mandarlas por correo en forma de html o pdf. También permite crear facturas recurrentes.

2. Administrador de contactos

¿Con quién hablaste la semana pasada? ¿A quién le has contado del proyecto? ¿Cuándo fue que quedaste con Fulanito que le ibas a mandar la información? ¿Cuál es el nombre del contacto que te recomandaron y quien te lo recomendó? Un sistema de administración de contactos (CRM en inglés) se encarga de llevar todo este tipo de información y más. En concreto, te permite llevar un registro de tus comunicaciones, pasadas y futuras, para que jamás se te olvide nadie.

Web+Center: Una suite de aplicaciones gratuita que está más orientada a proveer funcionalidad de Help Desk pero que también es un CRM muy capaz. La instalación necesita un servidor IIS y cierta habilidad tecnológica. Una vez instalado se accede a él mediente el navegador de internet.

SugarCRM Community Edition: Es la versión Open Source de SugarCRM. No incluye soporte técnico pero puedes hacer lo que quieras con él. La instalación requiere un servidor con php y MySQL, y saber como menearle a archivos de configuración php.ini; pero una vez instalado no se requieren conocimientos técnicos para usar y configurar.

Forte CRM Solo: Es un programa que no requiere instalarse en un servidor. Lleva a cabo la mayor parte de las tareas de un CRM y no requiere programas adicionales.

3. Calendarios y agendas

Google Calendar: Tal vez un poco  obvio pero no todo mundo sabe que se pueden sincronizar los calendarios con Outlook usando Google Calendar Sync, o que puedes tener y compartir varios calendarios para varios tipos de actividades. O que hay por lo menos dos utilerías para sincronizar tu calendario del celular con el de Google: una para Windows Mobile y otra, de Google, para diversos dispositivos.

Mozilla Sunbird: El calendario y agenda que completa el trío de utilerías de Mozilla. Se sincroniza muy bien con el calendario de Google y otros formatos estándar para calendarios. Aunque es bastante estable todavía le faltan algunas características para poder considerarse bien terminado. Actualmente está en versión 0.9

RememberTheMilk:Acuérdate de la leche. Como su nombre más o menos dice, RememberTheMilk es un servicio en línea que te permite crear y dar seguimiento a listas de tareas y cosas por hacer. Puedes categorizar estas tareas de diversas formar y administrarlas a través de la web, tu cuenta de correo o celular. También la puedes sincronizar con cuentas del Calendario de Google.

4. Lectores de correo

Mozilla Thunderbird: El cliente de correo de la fundación Mozilla, menos conocido que su hermano Firefox pero un excelente representante del software libre con las mismas ventajas de su hermano mayor: rápido, flexible y a primera vista simple pero muy poderoso cuando se sabe usar.

Pegasus Mail: No es el más conocido pero es uno de los más venerables clientes de correo electrónico. Es un lector con la capacidad de crear reglas de filtrado muy complejas que te pueden ayudar a administrar tu correo de forma más eficiente, sin embargo requiere de algo de trabajo de configuración.

eM Client with Calendar: Pretende ser una alternativa a Outlook e incluye un calendario con control de tareas y una lista de contactos. Puedes importar correos y contacots desde Outlook.

5. Lectores de noticias

Constantemente se están produciendo cambios, noticias, nuevos productos, desarrollos y descubrimientos. No importa cual sea tu giro o área de trabajo el estar al tanto de las novedades es vital. Una de las mejores herramientas para esto son los lectores de rss, listas de noticias que se pueden checar constantemente para mantenerse actualizado. Un lector (también llamado agregador) de noticias (o feeds) es necesario para esto.

BottomFeeder (Mac): Un lector de RSS y OCS para Mac. También hay una versión algo menos actualizada para Windows.

Sage (Firefox): Sage es un agregador de noticias para Firefox muy ligero y con varias opciones muy útiles. Como es para Firefox lo puedes usar en Mac, PC y Linux.

FireAnt: Aunque pudiera parecer que éste es otro aditamento para Firefox, la Hormiga Fogosa (FireAnt) es una aplicación solitaria cuya especialidad es leer los archivos de audio y video que vienen en algunos rss. Descarga y sincroniza automáticamente los medios incrustados en las noticias.

6. (¡El pilón!) Mensajería instantánea

La mensajería instantánea casi no necesita presentación. Estos sistemas de comunicación uno-a-uno permiten permanecer en contacto en tiempo real con colegas, clientes y otros asociados. Incluso se pueden compartir archivos y ligas. Los más avanzados permiten comunicación con voz y video.

Trillian: Desde hace muchos años Trillian fue de los primeros en permitir conectarse a varias redes de chat al mismo tiempo, agrupar y categorizar tus contactos y mantener mejor control sobrte tus comunicaciones. La versión gratuita lo hace todo, menos comunicaciones de video.

Pidgin: Este software libre empezó llamándose Gaim y era sólo para Linux. Ahora ha sido portado a varias plataformas y es un sistema sumamente maduro, robusto y con todas las características esenciales para un sistema de chat que se conecta a todas las redes habidas y, gracias a sus extensiones modulares, por haber. No tiene capacidad para voz y video.

Adium (Mac): Este es un programa también de desarrollo libre hecho para la Mac. Permite conectarte a una variedad de redes de chat, aunque todavía no permite comunicación por voz o video.

Estoy seguro que hay muchos más en cada categoría, es imposible mencionarlos todos, pero creo que estos son los más básicos y más recomendables para empezar. Si tienes alguna preferencia, o advertencia, hazlo saber en los comentarios.