Como hacer un webinar, o seminario web.

14-04-2011

Los seminarios web, o webinars (ninguna de las dos palabras me convence, pero tampoco encuentro algo mejor, webonario no cuenta) son una excelente herramienta para compartir conocimientos, difundir información, instruir y hasta convivir con tu comunidad.

En donde trabajo los webinars se han convertido en una actividad prácticamente indispensable para cualquier programa. Nuestras actividades giran en torno a presentar los resultados de algunos estudios, compartir experiencias y casos de éxito, enseñar y fomentar la discusión en torno a ciertos temas. Pero los principios se pueden aplicar a cualquier área.

Webinar de Cities of Migration

Los webinars de Cities of Migration han resultado ser muy populares y bastante apreciados entre la gente que es nuestro objetivo.

Para empezar debes considerar sobre que va a tratar tu webinar, a quien va a ir dirigido y que tanto los vas a involucrar. Hay webinars que son nada más presenciales mientras que otros son totalmente interactivos, permitiendo a todos los asistentes participar con audio y video de todos hacia todos.

Nosotros por lo general elegimos un punto medio, con una presentación al inicio seguida por un periodo de preguntas y respuestas mediante chat y a veces con voz. Dependiendo del caso podemos elegir entre tener el chat abierto para que los participantes interactúen durante toda la sesión o abrirlo nada más para preguntas y respuestas en la segunda mitad de la sesión.

Rara vez abrimos la capacidad de voz para todo mundo porque no falta quien tenga el volumen demasiado alto, esté en un lugar con demasiado ruido o se le ocurra ir al baño con el micrófono a mitad de la sesión. Todo esto ha pasado, así que preferimos mantener las cosas en texto solamente.

La segunda cosa a considerar es quienes serán los presentadores. Contamos por lo menos con dos personas: un moderador y el presentador principal. A veces hay más de un presentador y puedes decidir si haces la sesión en forma de panel o mesa redonda. Pero el moderador es básicamente indispensable. No solo se encarga de presentar a los participantes, sino de mantenerlos en tiempo y dentro del tema a tratar. Puede hacer preguntas y mantener la presentación viva.

Casi siempre contamos además con uno o dos asistentes que se encargan de monitorear las conversaciones en el chat, elegir preguntas al presentador, resolver algunas dudas técnicas, asegurarse que las cosas estén marchando bien y de vez cuando sacar a algún revoltoso.

Como en toda presentación lo más importante es la preparación. Desde semanas antes del webinar nos hemos puesto en contacto con los presentadores, platicando con ellos sobre el tema que queremos tratar, la composición de la audiencia y los objetivos que queremos lograr. De esa manera ellos pueden ajustar la presentación. Aproximadamente una semana antes (idealmente, en la realidad no siempre pasa así) nos mandan las diapositivas y otro material de apoyo que necesiten y las integramos a la plataforma que vamos a usar. De esa manera todo estará listo el día del webinar.

Y esto nos lleva a la plataforma. Nosotros usamos Adobe Connect, que es relativamente fácil de utilizar, crear nuevas sesiones, incluso en “salones virtuales” separados, compartir video, presentaciones, documentos, la pantalla de la computadora, etc. Pero no es el único. Entre sus competidores principales están GoToMeeting y Webex. Las capacidades principales son muy parecidas aunque la interfaz puede variar un poco. Algunas se adaptan mejor al teléfono que otras, es decir, dependiendo del plan que contrates los participantes pueden usar una línea telefónica para escuchar el seminario o hacerlo a través del audio de su computadora.

Equipo para Webinar

Tu equipo no necesariamente tiene que ser tan elaborado como éste.

Vas a necesitar de cierto equipo para realizar tu webinar. Por lo menos una PC donde el “maestro de ceremonias” controlará la presentación y activará o desactivará a los presentadores, pero casi siempre es mejor que los asistentes tengan su propia PC para hacer estas tareas. Si todo mundo está en el mismo lugar debes pensar también como vas a llevar el audio a la computadora. Los micrófonos internos no son eficientes para esta tarea. Necesitas conseguir micrófonos externos y una mezcladora con la que puedas controlar los niveles de volumen de cada uno y meterlos a la computadora.

Si los presentadores están en lugares remotos usando teléfonos para participar, las cosas pueden ser un poco más complicadas. Dependiendo de la plataforma elegida puede ser que los participantes estén obligados a marcar también al teléfono para poder escuchar el audio o que necesites un adaptador especial para meter el audio del teléfono a la PC.

Aquí va a ser el uso, la frecuencia y el tipo de webinars que hagas lo que va a determinar el equipo que necesitas, pero no está por demás invertir en una buena mezcladora de audio y un par de micrófonos de buena calidad.

Sea cual sea la plataforma que elijas y el equipo que compres lo más importante es que te familiarices con su uso y hagas algunas pruebas antes del día del webinar.

Y si tienes cualquier pregunta no dudes en hacerla.

Roberto Baca

Escribo cosas de vez en cuando