Tira las políticas y checa tu sitio en un móvil

En este episodio del podcast hablo de las políticas de una organización y por que debes checar tu sitio web en un dispositivo móvil.

Para muchas empresas las políticas son una serire de reglas sacrosantes e inquebrantables sin las cuales se hundirían, reinaría el caos y la gente se convertiría en zombis caníbales.

Nada más falso. En muchas ocasiones las políticas restringen la creatividad e impiden aprovechar oportunidades. Estaban bien para fábricas de principios de siglo, pero para las empresas de la era de la información son completamente inútiles y hasta dañinas.

Tomemos el ejemplo de lo ocurrido a esta pianista que se dedica a buscar pianos en lugares públicos y dar conciertos imprevistos sin pedir permiso.

Un pianista toca en la calle para deleitar a los paseantes

Es mejor hacer pasar un buen rato y crear una buena experiencia que seguir reglas estrictas. Foto de magnetisch

En una empresa actual es mucho mejor tener valores y principios claros en vez de políticas, decirle a los empleados que es lo que se espera de ellos y que es lo que queremos representar como empresa. Y después dejarlos a sus anchas, a que actúen según su mejor parecer dentro de lo que les hemos dicho.

Cierto, es útil tener guías de procedimientos para meter algo de orden y evitar que todo mundo pierda tiempo descubriendo el hilo negro, pero el objetivo de estas debe ser el servir como recomendaciones, mejores prácticas y consejos susceptibles de ser mejorados por los empleados mismos, no como reglas inflexibles.

La mejor manera de aprovechar los talentos de cada miembro de nuestro equipo es fomentando su uso, no ahogándolos en cientos de políticas que ya nadie se acuerda para que sirven.

Prueba tu sitio web en un dispositivo móvil

Por si no te habías dado cuenta cada vez es más la gente que tiene un teléfono celular, tableta o alguna otra cosa móvil con la que pueden ver sitios de internet. Esto ha llevado a un incremento dramático en usuarios que ven sitios en estos dispositivos.

No es difícil hacer un sitio que se adapte al dispositivo, aunque lo mejor es crear uno realmente adaptado a las necesidades del usuario que se encuentra en el móvil que pueden ser muy diferentes a cuando está sentado en frente de la computadora en la comodidad de su casa u oficina.

Aún más importante es probar tu sitio en el móvil. Es muy fácil estos días conseguir algunos prestados, de hecho te recomiendo que pruebes en más de uno, por ejemplo en un iPhone y dos o tres modelos de Android.

Lo que buscas no es nada más que el sitio se vea aceptablemente bien en un dispositivo móvil, sino que además se pueda usar, que los botones y ligas no sean demasiado pequeños (ya se que el usuario puede cambiar el tamaño pero idealmente no debería tener que hacer eso) y que las diversas partes, sobre todo las más importantes para cumplir tus objetivos, funcionen y sean accesibles.

Hay muchos sitios que supuestamente tienen versión para móvil, pero no sirven. O presentan errores, o no se ven bien, o dejan al usuario sin saber que hacer. Y cada uno de esos es una mala experiencia que al final se va a ver reflejado en tu clientela.

Gist: administración de contactos para social media

Los que tenemos alguna experiencia con CRM sabemos que son una herramienta invaluable para saber con quien nos hemos comunicado, cuando y de que hablamos. Un sistema CRM te permite buscar tus contactos por compañía, tipo de servicio o de comunicación y darte el historial de lo que hemos hecho con esa persona y también darnos información relacionada que puede ser de interés.

Gist es un servicio nuevo que entró en su fase de Beta abierta hace apenas un mes y promete traer la funcionalidad de un CRM a nuestros contactos en medios sociales, como Facebook, Twitter, Linked-In e incluso en correo electrónico. La manera en que hace esto es que le decimos cuales son nuestras cuentas e importa nuestros contactos, revisa cuales van juntos y nos arma un perfil de cada uno de ellos y de nuestro historial de comunicaciones.

El tablero central de Gist

Pero eso no es todo, Gist también hace una búsqueda en Google de esas personas y las empreas en que trabajan para mostrarnos noticias que pueden ser relevantes. Obviamente, no todos los resultados lo serán pero podemos refinar la búsqueda y decirle que incluir. También podemos incluir sitios web y blogs relacionados con las personas, feeds de rss de sus sitios u otros perfiles e importar datos mediante archivos CSV.

Se integra bien con el correo y el calendario de Google, importa los eventos automáticamente, te dice que archivos te han anexado en correos y a quienes les has mandado. Supuestamente también se integra Outlook pero eso no lo he probado todavía.

Apenas empecé a jugar con él y aunque hay algunas cosas que no entiendo y que son un poco confusas todavía, el sistema promete bastante. Si llegan a hacerlo un poco más sencillo de usar y a hacer conexiones más inteligentemente, así como agregar algunos servicios (flickr y youtube se vienen a la mente enseguida) podría ser un arma muy importante y revolucionaria en el arsenal de cualquiera metido en medios sociales, sobre todo para los que tienen un enfoque más profesional.

Pidan su cuenta, nada les cuesta y compartan su experiencia.

Como implementar un wiki para trabajo

One of the best web tools available to businesses for enabling teamwork and collaboration is the wiki. Few things speak more to staying in the flow of one’s work than just clicking “Edit This Page” where you see something that needs to be written or re-written. Though Wikis have been around since the 90s, their potential for business collaboration has made them more popular in the business world over the past few years.HOW TO: Use Wikis for Business Projects

Un resumen muy interesante sobre los beneficios y algunos de los retos para usar un wiki como herramienta de trabajo. Algunas de las ligas son muy buenas y pueden ayudar a comenzar a planificar la adopción de un wiki en algún proyecto.

WordPress como sistema gestor de contenidos

Como ya lo he dicho muchas veces, la línea entre el diseñador gráfico y el programador se diluye cada vez más, esto en gran medida al desarrollo de software que simplifica mucha de las tareas de cada área, facilitando al diseñador el hacer labores própias del programador y viceversaNoupe: Guía de uso de WordPress como una poderosa herramienta CMS-ACIDminds | Ideas corrosivas

Ulises nos trae esta recopilación de artículos de Noupe sobre el uso de WordPress como administrador de contenidos y no nada más como sistema de blogging. Me consta que WordPress puede ser un excelente sistema de administración de contenidos, incluso para sitios de mayor complejidad.

Por ejemplo Maytree lo hicimos usando WordPress. A pesar de haber probado antes Joomla y Drupal, nos decidimos por WordPress por la facilidad de instalación, configuración, el tamaño de la comunidad y la cantidad enorme de plug-ins. Claro, nosotros no necesitabamos establecer muchas clases de contribuidor, editores, secciones, etc. ni tampoco establecer un proceso de revisiones y aprobaciones, que son las debilidades de WordPress.

Cometimos algunos errores al ser muchas cosas un experimento, pero creo que al final tomamos la decisión correcta de plataforma para nuestro sitio.

Mantén el control de tu tiempo con Toggl

Recientemente estaba buscando una herramienta que me permitiera llevar el control de tiempo que dedico a varios proyectos de una manera muy sencilla. No quiero nada muy complicado, simplemente algo a lo que le pueda decir “proyecto X de tal hora a tal hora”. Encontré lo que buscaba en Toggl.

Toggl es un servicio en línea gratuito para llevar tu control de tiempo en diversos proyectos. Lo pueden usar equipos de hasta 20 personas y compartir sus actividades, dar seguimiento a proyectos y analizar el empleo de los tiempos de cada uno.

El funcionamiento es muy sencillo y la interfaz es fácil de usar. Lo mejor de todo es que puedes elegir el idioma español para la interfaz, con lo que la barrera de entrada para los hispano hablantes se disminuye. Puedes crear una cuenta con tus datos o usar tu cuenta existente de Google para identificarte, así no tienes que crear nuevas contraseñas.

Para darle seguimiento en línea a un proyecto es simplemente cuestión de hacer clic en el reloj y empieza a contar el tiempo. Cuando terminas de trabajar en ese proyecto le das clic otra vez para detenerlo. Si no estás en línea puedes agregar tiempo de forma manual.

Toggl te presenta estadísticas y gráficas de como has usado tu tiempo durante la semana y cuales proyectos se han llevado más o menos tiempo. Puedes pedir informes por tarea, proyecto o cliente, delimitados por fechas y usar filtros para tus reportes.

Además de la versión gratuita existen versiones de pago que van de 1 a un número ilimitado de usuarios. A las funciones básicas se le añade la posibilidad de asignar una cantidad de dinero a cada unidad de tiempo por proyecto, reportes más profesionales, redondeo de tiempos e integración con Basecamp.

Como herramienta de presupuestación, contabilidad y organización toggl es una opción que vale muy bien la pena considerar, sobre todo si trabajas solo o en un equipo pequeño, ya que así no tienes que desembolsar para usarlo. Pero para equipos medianos y grandes es muy recomendable pagar la módica tarifa mensual. Es una herramienta fantástica.

5 tipos de software que son indispensables

Toda empresa y trabajador móvil dependen de una serie de funciones además a las de hacer el trabajo encomendado por los clientes. Son, claro, las tareas administrativas que te permiten conseguir a los clientes, hacer un buen trabajo, ganar dinero y mantenerte como opción viable. Las computadoras facilitan muchísimas áreas de trabajo, incluyendo ésta.

A continuación te presento cinco (más una) categoría de software administrativo que considero indispensable para todo trabajador móvil. También te doy algunas sugerencias de programas gratis en estas categorías. Claro, esto no quiere decir que estos programas sean los únicos, hay más tanto gratis como comerciales. Te recomiendo probar varios de cada uno, es la única manera que puedes estar seguro de encontrar uno que se adapte a tus necesidades.

1. Facturación

Es bastante fácil, lo más importante para ganar dinero y que un negocio sea negocio es cobrar. Si no te acuerdas que hiciste, a quien se lo hiciste y cuanto le tienes que cobrar (y cuando) entonces el cobrar se va a volver verdaderamente difícil. Afortunadamente tu computadora puede llevar esta información por ti y facilitarte el darle seguimiento a tus cobros.

Quickbooks Simple Start Free Edition 2009: Es una versión gratuita y limitada del sistema de contabilidad Quickbooks. Esta versión te permite crear facturas, darles seguimiento e importar información desde Excel para hasta 20 clientes.

Volutive Free Invoicing and Inventory: Otro programa gratis para llevar el control de las facturas y añade también control de inventarios. Puede ser personalizado para usarse fuera de los Estados Unidos.

Express Invoice (Mac): Un programa gratis para los que usan una Mac. Permite llevar el control de las facturas, mandarlas por correo en forma de html o pdf. También permite crear facturas recurrentes.

2. Administrador de contactos

¿Con quién hablaste la semana pasada? ¿A quién le has contado del proyecto? ¿Cuándo fue que quedaste con Fulanito que le ibas a mandar la información? ¿Cuál es el nombre del contacto que te recomandaron y quien te lo recomendó? Un sistema de administración de contactos (CRM en inglés) se encarga de llevar todo este tipo de información y más. En concreto, te permite llevar un registro de tus comunicaciones, pasadas y futuras, para que jamás se te olvide nadie.

Web+Center: Una suite de aplicaciones gratuita que está más orientada a proveer funcionalidad de Help Desk pero que también es un CRM muy capaz. La instalación necesita un servidor IIS y cierta habilidad tecnológica. Una vez instalado se accede a él mediente el navegador de internet.

SugarCRM Community Edition: Es la versión Open Source de SugarCRM. No incluye soporte técnico pero puedes hacer lo que quieras con él. La instalación requiere un servidor con php y MySQL, y saber como menearle a archivos de configuración php.ini; pero una vez instalado no se requieren conocimientos técnicos para usar y configurar.

Forte CRM Solo: Es un programa que no requiere instalarse en un servidor. Lleva a cabo la mayor parte de las tareas de un CRM y no requiere programas adicionales.

3. Calendarios y agendas

Google Calendar: Tal vez un poco  obvio pero no todo mundo sabe que se pueden sincronizar los calendarios con Outlook usando Google Calendar Sync, o que puedes tener y compartir varios calendarios para varios tipos de actividades. O que hay por lo menos dos utilerías para sincronizar tu calendario del celular con el de Google: una para Windows Mobile y otra, de Google, para diversos dispositivos.

Mozilla Sunbird: El calendario y agenda que completa el trío de utilerías de Mozilla. Se sincroniza muy bien con el calendario de Google y otros formatos estándar para calendarios. Aunque es bastante estable todavía le faltan algunas características para poder considerarse bien terminado. Actualmente está en versión 0.9

RememberTheMilk:Acuérdate de la leche. Como su nombre más o menos dice, RememberTheMilk es un servicio en línea que te permite crear y dar seguimiento a listas de tareas y cosas por hacer. Puedes categorizar estas tareas de diversas formar y administrarlas a través de la web, tu cuenta de correo o celular. También la puedes sincronizar con cuentas del Calendario de Google.

4. Lectores de correo

Mozilla Thunderbird: El cliente de correo de la fundación Mozilla, menos conocido que su hermano Firefox pero un excelente representante del software libre con las mismas ventajas de su hermano mayor: rápido, flexible y a primera vista simple pero muy poderoso cuando se sabe usar.

Pegasus Mail: No es el más conocido pero es uno de los más venerables clientes de correo electrónico. Es un lector con la capacidad de crear reglas de filtrado muy complejas que te pueden ayudar a administrar tu correo de forma más eficiente, sin embargo requiere de algo de trabajo de configuración.

eM Client with Calendar: Pretende ser una alternativa a Outlook e incluye un calendario con control de tareas y una lista de contactos. Puedes importar correos y contacots desde Outlook.

5. Lectores de noticias

Constantemente se están produciendo cambios, noticias, nuevos productos, desarrollos y descubrimientos. No importa cual sea tu giro o área de trabajo el estar al tanto de las novedades es vital. Una de las mejores herramientas para esto son los lectores de rss, listas de noticias que se pueden checar constantemente para mantenerse actualizado. Un lector (también llamado agregador) de noticias (o feeds) es necesario para esto.

BottomFeeder (Mac): Un lector de RSS y OCS para Mac. También hay una versión algo menos actualizada para Windows.

Sage (Firefox): Sage es un agregador de noticias para Firefox muy ligero y con varias opciones muy útiles. Como es para Firefox lo puedes usar en Mac, PC y Linux.

FireAnt: Aunque pudiera parecer que éste es otro aditamento para Firefox, la Hormiga Fogosa (FireAnt) es una aplicación solitaria cuya especialidad es leer los archivos de audio y video que vienen en algunos rss. Descarga y sincroniza automáticamente los medios incrustados en las noticias.

6. (¡El pilón!) Mensajería instantánea

La mensajería instantánea casi no necesita presentación. Estos sistemas de comunicación uno-a-uno permiten permanecer en contacto en tiempo real con colegas, clientes y otros asociados. Incluso se pueden compartir archivos y ligas. Los más avanzados permiten comunicación con voz y video.

Trillian: Desde hace muchos años Trillian fue de los primeros en permitir conectarse a varias redes de chat al mismo tiempo, agrupar y categorizar tus contactos y mantener mejor control sobrte tus comunicaciones. La versión gratuita lo hace todo, menos comunicaciones de video.

Pidgin: Este software libre empezó llamándose Gaim y era sólo para Linux. Ahora ha sido portado a varias plataformas y es un sistema sumamente maduro, robusto y con todas las características esenciales para un sistema de chat que se conecta a todas las redes habidas y, gracias a sus extensiones modulares, por haber. No tiene capacidad para voz y video.

Adium (Mac): Este es un programa también de desarrollo libre hecho para la Mac. Permite conectarte a una variedad de redes de chat, aunque todavía no permite comunicación por voz o video.

Estoy seguro que hay muchos más en cada categoría, es imposible mencionarlos todos, pero creo que estos son los más básicos y más recomendables para empezar. Si tienes alguna preferencia, o advertencia, hazlo saber en los comentarios.