Microsoft Office gratis y alternativas

Mucha gente se la pasa buscando Office de Microsoft gratuitamente y terminan por descargar cosas inseguras, incompletas o inconvenientes. Todo eso sin saber que tienen alternativas completamente gratuitas y legales que no necesitan exponer tu computadora a virus ni buscar claves ni tener problemas con actualizaciones ni nada de eso. Aquí hay algunas.

1. Microsoft Office.
Sí, desde un tiempo puedes usar la versión en línea de Office completamente gratis. Por la presión que le han estado poniendo Google y Apple con sus propias suites, Microsoft ha decidido que todo mundo podrá usar Office en línea nada más creando una cuenta de Microsoft.

La versión en línea carece de algunas funcionalidades de la versión completa de escritorio, pero tiene básicamente todo lo que necesita un usuario común y corriente o estudiantes para crear documentos, presentaciones y hojas de cálculo. También pueden colaborar con otros usuarios para trabajar en equipo.

Excel gratis

Con la versión gratis de Office también puedes usar un montón de plantillas prefabricadas.

2. Google Drive.
Es lo que le está comiendo el mandado a Microsoft ahora. Google Drive te da espacio de almacenamiento en la nube para tus documentos y la capacidad de crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones usando nada más tu cuenta de Google. Las aplicaciones están bien trabajadas y puedes importar tus documentos de Office aunque con algunos problemas de compatibilidad, sobre todo en presentaciones.

Puedes acceder a tus documentos desde tu computadora o teléfono Android o iOS usando la aplicación gratuita de Google. También puedes compartir documentos y colaborar fácilmente. Tiene la capacidad de agregar varios complementos que incrementan las capacidades de las aplicaciones enormemente.

Google Drive con archivo de Word

Google Drive trabajando con un archivo importado de Word.

3. Apple iCloud.
Si tienes una cuenta de Apple entonces tienes acceso gratuito a una cuenta de iCloud que incluye versiones en línea de Pages, Keynote y Numbers. Al igual que la versión en línea de MS Office estas no tienen todas las características de las versiones de escritorio pero sí lo más importante y la van mejorando constantemente.

Si tienes un dispositivo iOS o una Mac puedes guardar tus documentos en iCloud con las aplicaciones de cada uno de ellos y estarán disponibles automáticamente para las aplicaciones en línea.

No todos los navegadores están bien soportados, tendrás mejores resultados si usas Safari en Mac.

Lo mejor de todo es que si eres un nuevo usuario de Mac puedes descargar las aplicaciones para escritorio completamente gratis. En muchos aspectos Pages y Keynote son mejores que Word y Powerpoint, con excepción de algunas funciones avanzadas. Keynote en particular es mucho mejor que PowerPoint. Y Numbers le da muy buena pelea a Excel, aunque a mi parecer el producto de Microsoft sigue siendo superior.

4. OpenOffice y LibreOffice.
Estas son aplicaciones que se instalan en tu computadora como cualquier otra aplicación, y te dan suites ofimáticas completas con procesador de palabras, hoja de cálculo, presentaciones y gestor de base de datos. Esto último es importante porque ninguna de las otras opciones te da gestores de bases de datos, no siempre necesitas uno, pero cuando lo tienes y lo sabes usar te puede salvar de grandes problemas.

Open Office

Open Office haciendo gráficos. Imagen de Jesús Corrius.

Ambas son gratis y libres, puedes exportar e importar documentos en formatos de Office, con algunos detalles de compatibilidad. También tiene herramientas para trabajar en equipo, a estas alturas bastante robustas pero que a mi gusto todavia están algo atrás de las de Office.

Usa estas opciones si no tienes acceso a internet todo el tiempo y necesitas algo que esté en tu computadora. Las dos tienen mejores constantemente, así que no te quedarás con un producto obsoleto de repente.

Conclusión
Como puedes ver a estas alturas solamente gente idiota busca copias piratas de Office. No hay ninguna necesidad de arriegarse con una copia de dudosa procedencia cuando hay alternativas perfectamente utilizables tanto por individuos como por empresas y que resultan ser completamente gratuitas. Solo si requieres las funcionalidades más avanzadas de estas aplicaciones o tienes necesidades muy específicas de colaboración necesitarás tener el verdadero Office, y actualmente Microsoft ofrece versiones de pago bastante asequibles.

Para el 95% de nosotros una de las alternativas es la mejor opción.

Las cinco amenazas más grandes contra la productividad

Fans of Steven Colbert are familiar with his “Threatdown” segment, an irreverent countdown of the five greatest threats facing the United States at any given moment. As I watched this segment one night – instead of, you know, working on the project I was desperately trying to get done – it occurred to me that the “threatdown” was one of the five greatest threats facing my productivityThe Productivity Threatdown – Stepcase Lifehack

Dustin Wax escribe en Lifehack esta excelente lista de cinco amenazas que representan un peligro contra tu productividad. Estar pendiente de estas amenazas es algo que corresponde a cada teletrabajador como deber patriótico y civil. O algo así.

Esta es mi interpretación de sus ideas:

5. Distracciones. Prendemos la tele y en vez de concetrarnos nos distraemos. Para sacarnos las telarañas nos ponemos a jugar algo 10 minutos… durante hora y media. Revisamos nuestro perfil de Facebook… otra vez.

4. Falta de límites. Cuando siempre se puede hacer “una cosa más” en vez de decir “hasta aquí”, pues vamos a pasar mucho tiempo agregando cositas, cambiando el enfoque, tratar de ponerle hasta el molcajete, cuando en realidad lo que necesitamos es terminar de una vez.

3. Metas impuestas o no tener metas. Cuando un proyecto no tiene un enfoque claro y definido es muy difícil concentrarse o siquiera saber que es lo que se necesita hacer en este momento. Así nos la podemos pasar de tarea en tarea sin realmente avanzar en lo principal. Del mimso modo, si alguien más eligió las metas y no te identificas con ellas, puede causar aburrimiento y ganas de sabotear el proyecto.

2. Perfeccionismo. Este es uno en el que nunca caigo. Afanarse por buscar la perfección es buscar algo inalcanzable. Reconoce eso, acepta que todo trabajo al final va a tener algunas imperfecciones pero que lo importante es alcanzar la meta elegida. 99% es un buen trabajo, gastar el 90% de tus energías y tu tiempo en lograr un 1% adicional no es la mejor manera de añadir valor a tu proyecto ni a tu trabajo.

1. Procrastinación. El perfeccionismo no es lo mío ¡pero éste sí! Soy maestro en procrastinar, o sea, dejar las cosas para después. Lo más importante para evitar la procrastinación es simplemente empezar a hacer eso que no quieres hacer. Decirte a ti mismo “ok, voy a dedicarle nada más 15 minutos para empezar” puede ser lo que necesitas para agarrar el ritmo y, ya encarrerado, completar la tarea.

0. Osos. Los osos no dejan terminar nada. Si no me crees intenta trabajar con un oso en tu escritorio y ya me dirás.

¿Cuáles son las más grandes amenazas contra tú productividad?

El twittero productivo

Chicaseo escribe a propósito de Twitter y la productividad:

En el canasto, se preguntan si Twitter sirve para aumentar la productividad. Y la respuesta es afirmativa, siempre y cuando quieras comunicarte con tus followers.

Por ejemplo, si quieres comentar las novedades de tu negocio o para contar lo que paso en una fiesta o en un evento.Twitter y la productividad – Chica SEO – Ideas de Negocios y SEO

El principio básico es cierto, pero va un poco más allá. Twitter es útil para aumentar tu productivada siempre y cuando tengas una estrategia sobre como usarlo y para que.

Knights Templar playing Chess. Biblioteca del ...

Desde tiempos inmemoriales los twitteros más eficaces han sabido que todo se trata de un asunto de estrategia. Imagen de Wikipedia

Twitter es exactamente igual a un teléfono. Ni más ni menos. Puedes usar el teléfono para comunicarte con clientes y proveedores, mantener coordinada tu fuerza de ventas, presentar propuestas o lo puedes usar simplemente para hablar horas y horas con tus amigas o novia, o ponerte de acuerdo para la próxima fiesta.

La elaboración de una estrategia te permitirá elegir cuales herramientas de twitter usar, cuanto tiempo usarlo, como responder y que personalidad asumir. Claro, siempre recordando que ni tan serio e impersonal, ni tan desmadroso e irresponsable.

Para ejemplo de como Twitter se puede usar como una buena herramienta está la experiencia que Lynda Partner cuenta en One Degree:

I hadn’t heard of crowdSPRING so I checked them out. Now it turns out that I was a few days away from using their competitor 99Designs (who by the way I had used before with great results), but hey, if my colleague who I respect was using Crowdspring, perhaps they were better yet?One Degree: Yes, You CAN Make B2B Sales Happen Using Twitter

Lynda estaba buscando a alguien para un trabajo específico. Ya había trabajado con 99Designs y pensaba contratarlos, pero leyó un twitt de un amigo donde recomendaba a crowdSPRING. Ella mandó un twitt a crowdSPRING y tanto 99Designs como crowdSPRINGS repondieron con propuetas.

Claramente esas dos empresas tienen una estrategia definida sobre como usar Twitter: buscar y responder a las menciones de su nombre, productos o industria; atención inmediata al cliente.

Por supuesto, esas no son las dos únicas maneras de ser productivo con Twitter. A pesar de que los artículos de trabajamóvil los redacta un cerdo amaestrado, a veces son bastante atinados:

Actualmente twitter se usa mayormente como herramienta social, para decirle a los amigos donde vamos a estar, hacer planes para reunirse, compartir rápidamente algún sitio interesante o simplemente para cualquier cosa que se nos ocurra.

Sin embargo también es posible usar twitter como herramienta de trabajo que nos puede hacer más eficientes y dar mejor servicio. He aquí cinco de esas manerasTrabaja Móvil | 5 maneras de ser más efectivo con Twitter

Para twitter se ha convertido en una fuente inagotable de recursos e información relevante. Además de servir de contacto con gente que se dedica a lo mismo que yo. Y, por supuesto, un poco de entretenimiento de vez en cuando que no está mal.

Y tú ¿tienes alguna estrategia para aumentar tu productividad con twitter?

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El posicionamiento en Google no siempre es lo más importante

Muchos de nosotros vivimos pendientes de la página de resultados de Google, aquella que aparece cuando metemos nuestras palabras clave importantes en la cajita de búsqueda y le damos buscar. Principalmente buscamos que nuestro sitio aparezca en primer lugar, o de perdido en la primera página.

Para esto nos la pasamos días y noches depurando nuestro contenido, asegurándonos que la proporción de palabras clave en el contenido sea la ideal, que nuestras imágenes, títulos y encabezados sean perfectos, que haya ligas a nuestro sitio en lugares relevantes. Todo para que nuestros visitantes nos vean en el primer lugar de posiciones de Google.

¿Y qué pasa luego? Pues si el visitante llega y se va, nada. Hemos logrado el cometido de aparecer en primer lugar de Google pero nuestro sitio ha fallado en su cometido principal que es, o debería ser, convertir a esos visitantes en asiduos, en miembros de una comunidad, en clientes, o por lo menos que hagan clic en alguno de los anuncios si esa es la forma que tenemos para comercializar nuestro sitio.

El tener el primer lugar en Google y recibir mucho tráfico de ahí es equivalente a tener una tienda en la avenida principal de la ciudad, con una gran marquesina y gente entrando y saliendo todo el día. Pero si esos clientes no compran la tienda se irá a la quiebra de cualquier modo. En un sitio pasa igual. Aunque los costos sean mucho menores el mantener un sitio web cuesta, el recibir a cada visitante tiene costos de anchos de banda, el hospedaje cuesta, el diseño y contenido cuestan, las actualizaciones cuestan.

Así que lo más importante no es tener la primera posición en Google, sino el capturar a esos visitantes que te encuentren, aunque aparezcas en la segunda, tercera o cuarta página, o que ni siquera lleguen de Google, sino de algún otro sitio o por otro medio promocional. Concéntrate en convertir a esos visitantes casuales en visitantes asiduos o en miembros activos, y de ahí a clientes o compradores.

Para ser más efectivo en esta captura utiliza lenguaje claro y un diseño que haga notorias las ventajas de visitar el sitio continuamente, ya sea porque tienes promociones, información nueva, concursos, etc. Utiliza feeds rss para que las personas interesadas puedan estar al día, twitter para mantener una comunicación y cierto sentido de comunidad, además de otras herramientas que bien pueden adaptarse a tu necesidad: grupos en flickr, marcadores en delicious, foros (aunque éste es todo otro tema) y más.

Ser primer lugar de Google no debe se una meta, sino parte de una estrategia para aumentar tus ingresos. Y ni siquiera tiene que ser la más importante.

5 maneras de ser más efectivo con Twitter

Twitter es un sistema de micromensajes de 140 caracteres con el que nos podemos mantener en contacto. Cada quien puede suscribirse a una o más cuentas de twitter de otros usuarios y cada vez que ellos manden un micromensaje este se retransmitirá a los sucriptores. Igualmente los mensajes que nosotros mandemos le llegaran a todos los que nos estén siguiendo.

Actualmente twitter se usa mayormente como herramienta social, para decirle a los amigos donde vamos a estar, hacer planes para reunirse, compartir rápidamente algún sitio interesante o simplemente para cualquier cosa que se nos ocurra.

Sin embargo también es posible usar twitter como herramienta de trabajo que nos puede hacer más eficientes y dar mejor servicio. He aquí cinco de esas maneras:

1. Coordínación de un grupo de trabajo.

Twitter es la herramienta perfecta para coordinar a los miembros de un grupo de trabajo, fácilmente se pueden mandar mensajes del tipo “estoy con cliente X”, o “necesito a alguien en sitio de cliente2 ¿quién está disponible?”, “logramos cerrar cuenta3”, etc.

La ventaja de twitter sobre email para este tipo de mensajes cortos es que es mucho más rápido enviarlos, todos pueden leer las actualizaciones y así estar enterados, y es más fácil mantener semi-conversaciones en tiempo real.

2. Cotizaciones y actualizaciones.

Estando de visita con un cliente siempre es importante poder contestar preguntas sobre productos y precios rápidamente y aunque uno lleve un catálogo de productos consigo o esté disponible en línea tal vez no siempre sea posible consultarlo inmediatamente. Un rápido twitter puede comunicarnos con la persona o personas que nos pueden hacer una cotización o checar un precio, autorizar un descuento, etc. y respondernos por la misma vía. De esa manera le podemos informar al cliente en la misma visita.

3. Cambios repentinos.

Más o menos relacionado con el punto anterior, si hay un cambio repentino en precios, existencias, o condiciones, es posible anunciarlas por twitter y transmitirlas al equipo entero en tiempo real. De esa manera ellos pueden tomar mejores decisiones en el campo sin tener que recibir una llamada, checar su correo o regresar a la oficina.

4. Servicio al cliente.

Twitter puede servir no solo como herramienta interna. Como es posible crear varias cuentas con distintos propósitos una de ellas puede utilizarse para recibir preguntas o pedidos de clientes y responder por la misma vía. Esto es un poco más complejo que el uso normal de twitter ya que un cliente esperará una respuesta casi inmediata por este medio, lo que quiere decir mantener personal dedicado a estas consultas o crer un pequeño programa que pueda recibir comandos de twitter y mandar una respuesta automática o pasarla a un humano.

5. Campañas publicitarias

Si nuestro mercado lo permite podemos crear una base de seguidores en twitter a quienes podemos ofrecer mejores tarifas, descuentos, etc. para asegurarnos su lealtad y fortalecer nuestra marca y nuestra presencia en su top-of-mind. No todos los clientes y mercados son susceptibles a usar twitter o a convertirse en nuestros seguidores, pero si estás en un mercado donde exista la posibilidad, pues vale muy bien explorarla; el costo de hacerlo es mínimo.