Como hacer y mantener propósitos de año nuevo

Esta es la época de empezar un nuevo año y como cada vez que se tira un calendario, todo viejo y gastado, y se abre uno nuevo, limpio y bonito, a todo mundo le da por hacer propósitos de año nuevo. Estos propósitos tienen como meta hacernos mejores personas, más sanos y más felices; pero por lo general dura más la rosca de reyes que los propósitos.

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Pero no tiene que ser así. Si quieres hacer propósitos que realmente te ayuden y los puedas conseguir, así como saber que hacer para conseguirlos y no dejarlos botados en unos cuantos días, entonces sigue leyendo (o escucha el podcast).

Hacer ejercicio

Hacer ejercicio es una de las cosas que casi todo mundo tiene en su lista de resoluciones. Foto de Chris.

1. Elegir un propósito.
Hay muchos propósitos que son de cajón, todo mundo los hace: bajar de peso, hacer ejercicio, dejar de fumar, leer más, etc.

El problema aquí es que tal vez suenen bonito pero si no lo relacionas con algo que quieres lograr, que realmente te guste, entonces no vas a tomarlo como algo personal, sino como algo que los demás verán bien. El propósito no debe ser la acción en sí, sino la razón por la que haces la acción, por ejemplo:

– Bajar de peso: para ser más atractivo.
– Hacer ejercicio: para no morirme cada que subo las escaleras.
– Dejar de fumar: porque está afectando a mis hijos.
– Leer más: porque ya me cansé de mi ignorancia.

Una vez que sabemos porque queremos hacer algo entonces podemos pasar a definir bien las acciones que queremos llevar a cabo. Lo más importante es no hacer un propósito para impresionar o hacernos quedar bien con otra gente, sino para nosotros mismos.

2. Especificar una meta.
El propósito en sí realmente no significa mucho si no sabemos que queremos conseguir y medir nuestro avance para lograrlo. Por ejemplo, es mejor decir “bajar 15 kilos” en vez de simplemente “bajar de peso”. Y también debemos especificar un límite de tiempo: “bajar 15 kilos de peso para fin de año”.

La meta debe ser realizable y realista. No esperes correr un maratón en febrero cuando no has corrido en toda tu vida; ni bajar la mitad de tu peso, sobre todo si pesas nada más 60 kilos.

Divide la meta en pequeños pasos que puedas realizar y que tal vez no suenen tan impresionante, pero todos juntos producen un mejor resultado.

Utiliza una hoja de cálculo, como Google Drive u Open Office, para declarar tu meta y los pasos que tienes que llevar a cabo.

3. Implementar un sistema.
Esta es la parte verdaderamente importante. Aquí es donde juntamos el que y por que de nuestro propósito y sacamos un como; pero en vez de una acción, como “ponerme a dieta” lo convertimos en un sistema que podamos seguir día a día, ir midiendo y mejorando. Para nuestro ejemplo de bajar de peso podemos establecer un sistema así:

– Aprender sobre nutrición: buscar libros y expertos.
– Preparar comidas nutritivas y adecuadas (podemos empezar con una cantidad a la que estamos acostumbrados e irla reduciendo poco a poco).
– Hacer 30 minutos de ejercicio ligero (empezar por ejercicios ligeros e ir aumentando la intensidad o duración).

El sistema no tiene que ser muy complicado, pero sí debe detallar lo que vas a estar haciendo y poder verificar lo que hiciste.

Algunas herramientas que te pueden ayudar en esta etapa son los mapas mentales para analizar las cosas que tienen que pasar para cumplir tu propósito y crear hojas de ruta (road maps) que detallen las diferentes fases, actividades y resultados esperados de cada una. No tienen que ser muy complejos ni muy formales, pero al menos deben existir. El proceso mental que se necesita para crearlos te ayudará a enfocarte en como conseguir la meta de la mejor forma posible.

Aplicaciones como Wunderlist o el calendario de Google te pueden ayudar a organizar las actividades y el tiempo para realizarlas. Si tienes que realizar algo de investigación primero Evernote o Google Keep te pueden ayudar a recopilar la información y organizarla.

4. Dar seguimiento.
Una vez que tengas el sistema implementado es importante darle seguimiento. Prepara un plan de lo que vas a comer, de lo que no vas a comer, y síguelo. Apunta en una libreta o aplicación de tu teléfono lo que has comido, el ejercicio que haces, los libros que lees, etc.

Cada semana mira esta lista y ver que puedes modificar o hacer para mejorarla. Mira también que resultados has obtenido, por ejemplo cada semana o dos pesarte para ver que tal vas, pero no te obsesiones con el resultado, sino con el sistema, recuerda por que estás haciendo lo que haces. Si es necesario haz algunos cambios a tu rutina durante el siguiente periodo y mira los resultados.

Llevar una agenda o jornal, con aplicaciones como Day One o Wunderlist con tus actividades y tu avance es una muy buena manera de registrar el seguimiento. También la hoja de cálculo y el calendario que creaste antes te pueden ayudar. Cualquier cosa que te sirva para llevar un registro.

Llevar un diarioLlevar un diario con lo has hecho y los resultados obtenidos es una gran herramienta para verificar tu avance. Foto de Kat.

Para metas más complejas un sistema de administración de proyectos como Project Schedule Free o Hojoki Project Management para Android te pueden servir.

5. Comprométete y busca apoyo.
Un viaje siempre es más agradable acompañado. Igualmente seguir un sistema y cumplir metas es más agradable y fácil cuando cuentas con el apoyo de alguien más, por lo menos para que te echen porras. No solo eso, sino que además de servir de porristas el compartir nuestras metas con otras personas nos ayuda a elevar el nivel de compromiso que tenemos con esa meta.

Ya dije que los propósitos no deben ser quedar bien con otras personas, pero esto no es lo mismo. No estamos usando a otras personas para decidir el propósito que queremos cumplir, sino para que nos ayuden a cumplirlo.

Usa también tus redes sociales, puedes hacer desde pequeñas notas en Facebook contando tu avance, o irlo compartiendo en Twitter, ya sea en tu cuenta pública normal o hacer un área que solo tú y algunos amigos de confianza puedan ver.

Si no tienes a nadie alrededor existe un sitio llamado Stickk que te ayuda a declarar tu meta, hacer una apuesta (para que te cueste el no lograrlo), elegir un referee que dirá si haz cumplido con tu meta o nada más te estás haciendo menso, y compartirlo con tus amigos para que te puedan dar apoyo. El sitio también tiene información y recursos para ayudarte a establecer y cumplir metas.

6. No te desanimes, ajusta y repite.
Mientras sigas tu sistema te darás cuenta que hay algunas cosas que funcionan y otras que no. No tengas miedo de ir ajustando el sistema para que funcione como quieres. Por eso medimos, para poder identificar lo que no funciona y hacer menos de eso y más de lo que sí funciona. Si ves que algo no funciona cámbialo en vez de darte por vencido.

Repite el sistema constantemente y pronto se te hará un hábito, y no estarás más pensando en lo que tienes que hacer, como tienes que comer, a que hora tienes que salir a correr, etc. sino que simplemente lo harás. Incluso el medir se hará parte del hábito.

Si al final del tiempo establecido no cumpliste con tu meta, no te desanimes ni te des por vencido. Si en vez de 15 kilos bajaste diez, pues es mucho mejor que nada; el próximo año tal vez puedas ajustar el sistema para bajar los otros cinco. Lo importante es que estableciste un sistema y lo seguiste. Ahora es cuestión de mejorarlo constantemente. Y eso lo puedes hacer todo el año.

Las cinco amenazas más grandes contra la productividad

Fans of Steven Colbert are familiar with his “Threatdown” segment, an irreverent countdown of the five greatest threats facing the United States at any given moment. As I watched this segment one night – instead of, you know, working on the project I was desperately trying to get done – it occurred to me that the “threatdown” was one of the five greatest threats facing my productivityThe Productivity Threatdown – Stepcase Lifehack

Dustin Wax escribe en Lifehack esta excelente lista de cinco amenazas que representan un peligro contra tu productividad. Estar pendiente de estas amenazas es algo que corresponde a cada teletrabajador como deber patriótico y civil. O algo así.

Esta es mi interpretación de sus ideas:

5. Distracciones. Prendemos la tele y en vez de concetrarnos nos distraemos. Para sacarnos las telarañas nos ponemos a jugar algo 10 minutos… durante hora y media. Revisamos nuestro perfil de Facebook… otra vez.

4. Falta de límites. Cuando siempre se puede hacer “una cosa más” en vez de decir “hasta aquí”, pues vamos a pasar mucho tiempo agregando cositas, cambiando el enfoque, tratar de ponerle hasta el molcajete, cuando en realidad lo que necesitamos es terminar de una vez.

3. Metas impuestas o no tener metas. Cuando un proyecto no tiene un enfoque claro y definido es muy difícil concentrarse o siquiera saber que es lo que se necesita hacer en este momento. Así nos la podemos pasar de tarea en tarea sin realmente avanzar en lo principal. Del mimso modo, si alguien más eligió las metas y no te identificas con ellas, puede causar aburrimiento y ganas de sabotear el proyecto.

2. Perfeccionismo. Este es uno en el que nunca caigo. Afanarse por buscar la perfección es buscar algo inalcanzable. Reconoce eso, acepta que todo trabajo al final va a tener algunas imperfecciones pero que lo importante es alcanzar la meta elegida. 99% es un buen trabajo, gastar el 90% de tus energías y tu tiempo en lograr un 1% adicional no es la mejor manera de añadir valor a tu proyecto ni a tu trabajo.

1. Procrastinación. El perfeccionismo no es lo mío ¡pero éste sí! Soy maestro en procrastinar, o sea, dejar las cosas para después. Lo más importante para evitar la procrastinación es simplemente empezar a hacer eso que no quieres hacer. Decirte a ti mismo “ok, voy a dedicarle nada más 15 minutos para empezar” puede ser lo que necesitas para agarrar el ritmo y, ya encarrerado, completar la tarea.

0. Osos. Los osos no dejan terminar nada. Si no me crees intenta trabajar con un oso en tu escritorio y ya me dirás.

¿Cuáles son las más grandes amenazas contra tú productividad?

Como implementar un wiki para trabajo

One of the best web tools available to businesses for enabling teamwork and collaboration is the wiki. Few things speak more to staying in the flow of one’s work than just clicking “Edit This Page” where you see something that needs to be written or re-written. Though Wikis have been around since the 90s, their potential for business collaboration has made them more popular in the business world over the past few years.HOW TO: Use Wikis for Business Projects

Un resumen muy interesante sobre los beneficios y algunos de los retos para usar un wiki como herramienta de trabajo. Algunas de las ligas son muy buenas y pueden ayudar a comenzar a planificar la adopción de un wiki en algún proyecto.

Mantén el control de tu tiempo con Toggl

Recientemente estaba buscando una herramienta que me permitiera llevar el control de tiempo que dedico a varios proyectos de una manera muy sencilla. No quiero nada muy complicado, simplemente algo a lo que le pueda decir “proyecto X de tal hora a tal hora”. Encontré lo que buscaba en Toggl.

Toggl es un servicio en línea gratuito para llevar tu control de tiempo en diversos proyectos. Lo pueden usar equipos de hasta 20 personas y compartir sus actividades, dar seguimiento a proyectos y analizar el empleo de los tiempos de cada uno.

El funcionamiento es muy sencillo y la interfaz es fácil de usar. Lo mejor de todo es que puedes elegir el idioma español para la interfaz, con lo que la barrera de entrada para los hispano hablantes se disminuye. Puedes crear una cuenta con tus datos o usar tu cuenta existente de Google para identificarte, así no tienes que crear nuevas contraseñas.

Para darle seguimiento en línea a un proyecto es simplemente cuestión de hacer clic en el reloj y empieza a contar el tiempo. Cuando terminas de trabajar en ese proyecto le das clic otra vez para detenerlo. Si no estás en línea puedes agregar tiempo de forma manual.

Toggl te presenta estadísticas y gráficas de como has usado tu tiempo durante la semana y cuales proyectos se han llevado más o menos tiempo. Puedes pedir informes por tarea, proyecto o cliente, delimitados por fechas y usar filtros para tus reportes.

Además de la versión gratuita existen versiones de pago que van de 1 a un número ilimitado de usuarios. A las funciones básicas se le añade la posibilidad de asignar una cantidad de dinero a cada unidad de tiempo por proyecto, reportes más profesionales, redondeo de tiempos e integración con Basecamp.

Como herramienta de presupuestación, contabilidad y organización toggl es una opción que vale muy bien la pena considerar, sobre todo si trabajas solo o en un equipo pequeño, ya que así no tienes que desembolsar para usarlo. Pero para equipos medianos y grandes es muy recomendable pagar la módica tarifa mensual. Es una herramienta fantástica.